Internet: E-Mail: Nachrichtenregeln

Nachrichtenregeln sind ein wertvolles Mittel, für Übersicht zu sorgen und sich die Arbeit zu erleichtern. Mit Nachrichtenregeln kann man automatisieren, was mit bestimmten Arten von E-Mails geschehen soll: Löschen, weiterleiten, farblich markieren, in einen Unterordner verschieben und anderes. Leider funktionieren Nachrichtenregeln nur mit POP3-Postfächern.

Beispiel mit Outlook Express

Probieren wir das an einem Beispiel aus: Alle E-Mails eines bestimmten Absenders sollen rot markiert werden.

Klicken Sie auf Extras - Nachrichtenregeln - E-Mails. Tragen Sie im Fenster „Neue E-Mail-Regel“ folgendes ein:

1.	Bedingungen für die Regel	Enthält den Absender "Absender" in der "Von:"-Zeile
2.	Aktionen für die Regel	Mit der Farbe "..." hervorheben
3.	Regelbeschreibung	wird automatisch erzeugt
4.	Name der Regel	ist wichtig, wenn es mal viele Regeln geben sollte

In der Regelbeschreibung sind "Absender" und "..." blau hervorgehoben. Klicken Sie darauf. Sie können sogar mehrere Absenderadressen aus dem Adressbuch auswählen, deren E-Mails farblich hervorgehoben werden sollen. Klicken Sie abschließend auf OK.

Die Regel wird auf alle zukünftig eintreffenden E-Mails angewandt werden. Wenn Sie im Fenster "Nachrichtenregeln" auf "Anwenden" klicken, wird die Regel sogar auf die vorhandenen E-Mails angewandt.

Beispiel mit Thunderbird

Wir wollen alle Nachrichten von Ebay, die das Wort „überboten“ enthalten, als Nachrichten von „Hoher Priorität“ kennzeichnen.

• Unter Extras auf Filter klicken. Wählen Sie, für welche Adresse die Filterregel gelten soll, klicken Sie dann auf Neu.
• Geben Sie dem Filter einen sinnvollen Namen, z. B. „Ebay überboten“
• Wählen Sie „Von“ „enthält“. Schreiben Sie „Ebay“ in das dritte Feld und klicken Sie auf das Pluszeichen. Es erscheint eine Zeile für die nächste Bedingung.
• Wählen Sie in der zweiten Bedingungszeile „Inhalt“ „enthält“ und schreiben Sie „überboten“ in das dritte Feld.
• Unter „Auszuführende Aktionen“ wählen Sie „Priorität ändern auf:“ und „sehr hoch“.
• Klicken Sie auf OK und schließen Sie das Fenster.

Die Regel wird auf zukünftig eintreffende Mails angewandt. Wenn Sie auf „Extras“ - „Filter auf Ordner anwenden“ klicken, wird die Regel auch für vorhandene Mails angewandt.

Allerdings wird die Spalte „Priorität“ in der Standardeinstellung nicht angezeigt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Stelle in der Kopfzeile der Liste (wo „Betreff“ und „von“ und „Datum“ steht). Es öffnet sich ein Kontextmenü, in dem Sie auswählen können, welche Spalten angezeigt werden sollen.

Kann man Spam unterdrücken?

Könnte man nicht eine Regel erstellen, die alle E-Mails automatisch löscht, in deren Betreffzeile das Wort „Viagra“ vorkommt? Das könnte man, aber es hilft wenig. Professionelle Spam-Versender verstümmeln das Schlüsselwort, so dass Menschen es noch erkennen, der Computer aber nicht. Auch das Sperren der Absenderadresse hilft nicht, die Adresse ändert sich ständig.